Inserat

Die Freya von Moltke-Stiftung für das Neue Kreisau setzt sich für ein friedvolles und von gegenseitigem Respekt geprägtes Zusammenleben in Europa ein. Im Herzen der Stiftungsarbeit steht Kreisau/Krzyżowa – Ort des Widerstands gegen den Nationalsozialismus, der deutsch-polnischen Versöhnung und seit 1989 europäischer Begegnung und Gestaltung. Zusammen mit ihren Stifterinnen, Spendern und Förderorganisationen unterstützt die Stiftung die Arbeit der dortigen internationalen Jugendbegegnungs- und Gedenkstätte finanziell und ideell und trägt Sorge für ihren langfristigen Erhalt. Ein Schwerpunkt der Stiftungsarbeit ist die Förderung einer aktiven Auseinandersetzung mit der Geschichte der Diktaturen des 20. Jahrhunderts und des Widerstandes und der Opposition dagegen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person als

Assistenz der Geschäftsführung / Büromanager (w/m/d) 

in Teilzeit (50-60%, 19-23 Wochenstunden). Der Vertrag ist unbefristet.

Ihre Hauptaufgaben:

• Sie entlasten die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft – mit einem sicheren Gespür für Prioritäten.
• Sie erstellen Dokumente, Korrespondenz (auch Serienbriefe und -mailings), bereiten Unterlagen auf, betreuen Abrechnungen und die vorbereitende Buchhaltung.
• Sie organisieren Termine, Fristen und Wiedervorlagen – effizient und mit Weitblick.
• Sie pflegen Kontakte in unserer CRM-Datenbank, erfassen und bestätigen neue Zuwendungen und verwalten Fördermittel.
• Sie halten das Backoffice der Stiftung am Laufen – ob bei internen Prozessen, Ablagen, Beschaffung von Büromaterial oder kurzfristigen Anfragen.
• Sie sind die erste Ansprechperson in der Stiftung: Telefondienst, Korrespondenz, Empfang – Sie sorgen für einen positiven ersten Eindruck.
   

Ihr Profil:

• Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder Verwaltung – idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• Professionelles, freundliches Auftreten – am Telefon wie im persönlichen Kontakt
• Organisationstalent und ein gutes Zeitmanagement
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise
• Gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel), Kenntnisse von CRM-Datenbanken von Vorteil
• Sichere Englischkenntnisse, Polnischkenntnisse von Vorteil
• Hohe Identifikation mit den Zielen und Werten der Freya von Moltke-Stiftung 

Wir bieten:

• Mitarbeit in einer agilen, international agierenden Stiftung, die einen der größten internationalen Jugendbegegnungsorte in Europa fördert und zur Stärkung der Demokratie und des gesellschaftlichen Zusammenhalts beiträgt
• Mitarbeit in einem engagierten, angenehmen Team in einem internationalen Umfeld an der Schnittstelle zu deutschen und ausländischen Partnerorganisationen
• Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung
• Einen modernen Arbeitsplatz mit einer exzellenten Kantine
• flexible Arbeitszeiten
• Bezahlung nach internem Gehaltssystem
• eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit 

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller gesellschaftlichen Gruppen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, möglicher Eintrittsdatum, Gehaltsvorstellung, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) bis zum 31. August 2025 in einer PDF-Datei an die Geschäftsführerin Dr. Anna Quirin (bewerbung@fvms.de).

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 38 bzw. KW 39 statt.

Bei Rückfragen steht Ihnen Hannah Voß per E-Mail (bewerbung@fvms.de) oder telefonisch unter 030 538931 6361 zur Verfügung.