Nachhaltig: Wie WISTA Conventions seine Eventarbeit neu organisiert
Das WISTA-Conventions-Team mit Leiterin Josephine Balzer (Mitte), Raisa Maia Hummer, Marten Ismer, Anna Schmidt, Xuan Wang und Janine Mittelstädt (v. l.) setzt neue Maßstäbe beim Eventservice © WISTA Management GmbH
Entspannte Atmosphäre bei der Diversity Conference Adlershof auf der WISTA-Terrasse © WISTA Management GmbH
Auch ein großzügiger Außenbereich gehört zur WISTA-Eventlocation in Adlershof © WISTA Management GmbH
„Nachhaltigkeit“ klingt abstrakt. Für Josephine Balzer ist sie erstaunlich konkret. Sie zeigt sich in Checklisten, Lieferketten, Heizungssteuerungen – und in vielen Excel-Tabellen. Balzer leitet den Kongressservice WISTA Conventions im Technologiepark Adlershof. Gemeinsam mit ihrem Team hat sie in den vergangenen Monaten eine Nachhaltigkeitszertifizierung umgesetzt. Doch wichtiger als das Zertifikat selbst ist für sie etwas anderes: der Prozess dahinter.
Wer heute eine Veranstaltung bei WISTA Conventions organisiert, merkt schnell: Hier geht es längst nicht mehr nur um Räume. Das war einmal anders. „Wir sind ursprünglich als Vermieter gestartet“, erinnert sich Balzer. Mit den Jahren hat sich das verändert. Heute werden hier eine Vielzahl von Dienstleistern koordiniert.
Mit jedem zusätzlichen Baustein wächst auch die Verantwortung – etwa bei der Frage, mit welchen Lieferanten zusammengearbeitet werden soll oder welche Materialien eingesetzt werden. Der Anstoß zur Nachhaltigkeitszertifizierung kam aus dem eigenen Haus. Magdalena Mattheis, heute Nachhaltigkeitsbeauftragte der WISTA, hat zuvor im Conventions-Team gearbeitet und das Thema mit großer persönlicher Überzeugung vorangetrieben. Für Balzer und ihre Kolleg:innen wurde das zum Anlass, die eigenen Abläufe einmal gründlich zu durchleuchten. Dabei geht es um weit mehr als Klimaschutz. Nachhaltigkeit umfasst auch soziale Aspekte – etwa Arbeitsbedingungen bei Dienstleistern – und wirtschaftliche Fragen. Besonders sichtbar wird das beim Catering. Regionale und saisonale Produkte spielen inzwischen eine größere Rolle, ebenso vegetarische oder vegane Optionen. „Wir schreiben nichts vor“, sagt Balzer, „auch nicht beim Essen. Die Entscheidung liegt immer bei den Kunden selbst. Wünschen sie sich fleischhaltige Speisen, kompensieren wir beispielsweise bei den Beilagen.“
Der Weg zur Zertifizierung war arbeitsintensiv. Während ohnehin viele Veranstaltungen liefen, mussten Konzepte geschrieben, Risiken analysiert und Maßnahmen definiert werden. Vieles existierte zunächst nur auf dem Papier – notwendig für das Audit, aber noch nicht Teil des Alltags. Jetzt beginnt die eigentliche Umsetzung. Mülltrennung wird neu organisiert, Heizungs- und Lüftungskonzepte werden überprüft, Einkaufsprozesse angepasst.
Parallel dazu strukturiert das Team seine Abläufe klarer. Dabei helfen Checklisten. Sie sorgen dafür, dass Besichtigungen oder Veranstaltungen unabhängig von der jeweiligen Ansprechperson nach denselben Standards vorbereitet werden. „Wenn ein Kunde in diesem Jahr von mir betreut wird und im nächsten Jahr von einer Kollegin, soll er trotzdem das gleiche Erlebnis bekommen“, sagt Balzer. Wie diese neue Arbeitsweise konkret aussieht, zeigt sich besonders bei Veranstaltungen, die das Team mitkonzipiert. Ein Beispiel ist die Diversity Conference des Technologieparks. Am 7. Mai 2026 öffnet sie erneut Raum für Perspektivwechsel, Austausch und neue Begegnungen rund um Vielfalt und Toleranz. Das ganztägige Programm verbindet Keynotes, Workshops und interaktive Formate.
Die Aktivist:in Beccs Riley spricht darüber, wie Inklusion Teams stärken kann. Die Filmemacherin Mo Asumang zeigt, wie Dialog und Perspektivwechsel helfen können, Angst und Rassismus zu überwinden. In Masterclasses trainieren Teilnehmende etwa Körpersprache in Konfliktsituationen, reflektieren mögliche Biases in künstlicher Intelligenz oder üben inklusive Kommunikation. Daneben bleibt Zeit für Begegnungen. In einer Diversity Lounge können Besucherinnen und Besucher miteinander ins Gespräch kommen, eigene Privilegien reflektieren oder über sogenannte Future Skills diskutieren. Weitere Programmpunkte reichen von offenen Diskussionsformaten bis zu musikalischem Teambuilding.
Insgesamt besuchen jedes Jahr ca. 6.000 Menschen Veranstaltungen bei WISTA Conventions – von wissenschaftlichen Tagungen bis zu großen Netzwerkformaten. Die größte Herausforderung liegt dabei nicht im Eventbetrieb selbst. Sie liegt im Gebäude. Das Haus steht unter Denkmalschutz, bauliche Veränderungen sind nur begrenzt möglich. Gleichzeitig wächst der Bedarf an größeren Veranstaltungsflächen.
Für Balzer ist die Nachhaltigkeitszertifizierung deshalb kein Schlusspunkt. Eher ein Anfang. „Ein Zertifikat ist kein Siegel, das wir einmal bekommen haben und dann ist alles erledigt“, sagt sie. Entscheidend sei, die neuen Standards dauerhaft in den Alltag zu übersetzen – Veranstaltung für Veranstaltung.
Rico Bigelmann für Adlershof Journal