Managerin der größten außer­universi­tären Forschungs­einrichtung Berlins: Im Gespräch mit Manuela Urban, Geschäftsführerin des Forschungsverbundes Berlin e.V.

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01. September 2017

Managerin der größten außer­universi­tären Forschungs­einrichtung Berlins

Im Gespräch mit Manuela Urban, Geschäftsführerin des Forschungsverbundes Berlin e.V.

Manuela Urban

Die Wissenschaftsmanagerin lotst die mit rund 2.000 Mitarbeitern größte außeruniversitäre Forschungseinrichtung der Hauptstadt sicher durch den Verwaltungsdschungel. Mit Kurs auf eine zukunftsfähige Administration gibt sie den Beibooten Ausbildung und Personalentwicklung, Digitalisierung sowie Gebäudesanierung Auftrieb.

Forschungsverbund Berlin – wer steckt dahinter?

Das sind acht Institute der Leibniz-Gemeinschaft, drei davon mit Sitz in Adlershof. Das sind das Ferdinand-Braun-Institut, Leibniz-Institut für Höchstfrequenztechnik (FBH), das Leibniz-Institut für Kristallzüchtung (IKZ) und das Max-Born-Institut für Nichtlineare Optik und Kurzzeitspektroskopie (MBI). Auch die Gemeinsame Verwaltung des FVB sitzt in Adlershof.

Der Forschungsverbund als Träger der Institute war ursprünglich für fünf Jahre gedacht. Kürzlich feierte er seinen 25. Geburtstag. Die Holding scheint die richtige Organisationsform zu sein?

Ja, aus dem Provisorium ist ein Vorzeigemodell geworden. Alle Institute sind mehrfach hervorragend evaluiert worden, sie gehören zur internationalen Topliga. Der FVB ist erheblich gewachsen, vor allem durch erfolgreiche Drittmitteleinwerbung. Die Mitarbeiteranzahl hat sich von ehemals rund 750 Beschäftigten nahezu verdreifacht. Die Institute agieren wissenschaftlich autonom und kümmern sich um ihr Kerngeschäft, während sie von einer Verbundverwaltung mit sehr breitem Erfahrungsspektrum unterstützt werden.

Wie groß ist die Verwaltung?

1992 waren das 92 Beschäftigte, heute arbeiten in dem Bereich insgesamt 129 Mitarbeiter. Dazu kommen elf Auszubildende. Obwohl wir über Bedarf ausbilden, inzwischen auch Bachelor- und Masterarbeiten anbieten, haben wir Nachwuchssorgen. Das Wissenschaftsmanagement ist sehr spezialisiert. Es ist weder wie die Verwaltung in einer Behörde noch wie das Führen eines Unternehmens. Ideal sind Kenntnisse aus allen drei Bereichen: Wissenschaft,  Betriebswirtschaft und öffentliche Verwaltung.

Wie definieren Sie Wissenschaftsmanagement?

Der Begriff ist nicht klar umgrenzt. Im weitesten Sinne verstehe ich Wissenschaftsunterstützung darunter. Das sind zum einen die administrativen Kernbereiche Personal, Finanzen, Beschaffung, Bau, Gebäudemanagement, aber auch die Koordination großer Verbundprojekte, Drittmittelmanagement, Wissens- und Technologietransfer oder die Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses.

Wo liegen die künftigen Schwerpunkte des FVB?

Zuallererst ist dies natürlich die wissenschaftliche Zukunft der Institute und die Besetzung der Leitungspositionen: Für das IKZ in Adlershof und das Leibniz-Institut für Gewässerökologie und Binnenfischerei (IGB) am Müggelsee möchten wir die Direktorenstelle besetzen. In den kommenden Jahren stehen weitere Nachfolgeberufungen an. Im administrativen Bereich sind Schwerpunkte: unsere gemeinsamen Berufungsverfahren mit den Berliner Universitäten international wettbewerbsfähiger zu gestalten, unsere Gebäude zu sanieren und ein nachhaltiges Lebenszyklus-Management zu etablieren sowie die Verwaltungsmodernisierung.

Wo liegt das Problem bei den gemeinsamen Berufungen?

Eine gemeinsame Berufung eines Wissenschaftlers auf eine Professur an einer Partneruniversität, verbunden mit der Übernahme einer Leitungsfunktion an einer unserer außeruniversitären Forschungseinrichtungen dauert momentan mindestens eineinhalb Jahre. Die Verfahren sind zu komplex und dauern zu lange, weil sehr viele Einzelschritte durchlaufen werden müssen und viele Gremien zu beteiligen sind. In den nächsten Jahren stehen nicht nur bei uns viele weitere gemeinsame Berufungen an; Berlin steht insgesamt vor einem Jahrzehnt der Neuberufungen. Unser Ziel ist es, die Berufungsverfahren so zu verbessern, dass wir auch künftig mit Princeton, Stanford oder Zürich mithalten können.

Was sind die Hürden beim Gebäudebestand?

Wir haben 47 Gebäude, ein weiteres entsteht in den nächsten Jahren gemeinsam mit der Freien Universität Berlin auf dem Campus Dahlem. Viele wurden in den 1990er Jahren saniert und sind nun in die Jahre gekommen. Um die Gebäude à jour zu halten, müssen Dächer erneuert, in Gebäude- und Energietechnik investiert werden. Obwohl wir die Ausgaben in den vergangenen beiden Jahrzehnten vervierfacht haben, reicht dies nicht aus, um die Gebäude in ihrem Bestand zu erhalten. Die Institute brauchen zusätzliche Mittel, um nicht die Forschung zugunsten des Gebäudeerhalts einschränken zu müssen. Wir haben ermittelt, dass wir drei bis fünf Millionen Euro pro Jahr zusätzlich investieren müssen, damit die Lücke nicht noch größer wird. Wir sind sehr froh, dass unsere Finanzierungsträger Land und Bund uns dabei unterstützen wollen.

Was planen Sie zum Stichwort Verwaltung 4.0?

Die Digitalisierung eröffnet uns neue Möglichkeiten, unsere Verwaltungsabläufe an den verschiedenen Standorten neu zu organisieren und so zu verbessern, dass mehr Raum für die immer anspruchsvolleren Aufgaben in der Administration bleibt. Außerdem wollen wir in Zukunft noch mehr in die Aus- und Fortbildung in der Verwaltung investieren. Ein weiterer wichtiger Baustein unserer strategischen Personalpolitik ist unser Inhouse-Führungskräfteprogramm für die wissenschaftliche Leitungsebene.

Das Interview führte Sylvia Nitschke für Adlershof Journal

 

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